Il 'cerca verticale': che bella invenzione!

Livello: 3

Entriamo nel mondo delle funzioni di Excel!

La più importante e più utilizzata da me a lavoro è il cosiddetto CERCA VERTICALE!

E' utilissimo per associare a un codice altre informazioni che si trovano in ordine sparso in un altro riferimento/tabella.

Innanzitutto una info generica sulle formule in Excel: quando scrivete la funzione es: '=CERCA.VERT' sotto vi compare i riferimenti della formula necessari e se cliccate sul nome della formula (in blu) potete entrare nella sezione 'help' di Microsoft che fornisce info e esempi sulle formule.

Nel nostro caso i parametri da impostare sono 4:

valore: contiene la risposta alla domanda COSA VUOI CERCARE/QUALE è IL PARAMETRO IN COMUNE DELLE DUE TABELLE? Il valore selezionato deve essere univoco e inequivocabile possibilmente;
matrice_tabella: contiene la risposta alla domanda DOVE VUOI CERCARE? Va selezionata la tebella nel quale si vuole cercare le informazioni (N.B: la prima colonna deve sempre contenere il parametro cercato);
indice: contiene la risposta alla domanda IN CHE NUMERO DI COLONNA DELLA TABELLA APPENA SELEZIONATA SI TROVA QUELLO CHE CERCHI? Va inserito il numero della colonna che si vuole ottenere come risultato;
intervallo: va inserito 0 se la corrispondenza che si vuole cercare è proprio riferita a quel codice univovo, 1 se si cerca un valore simile al codice ricercato (di solito si inserisce lo 0 per una corrispondenza univoca).

Ecco un esempio molto semplice ma utile:

mettiamo il caso che possedete un elenco di prodotti e volete associare il prezzo al kilo che si trova sulla tabella a fianco.

Iniziate a scrivere nella cella d4 '=CERCA.VERT(' selezionate la cella B4, scrivete ';' selezionate la tabella da G3 a H7 (tenendo premuto), nuovamente ';' 2(vogliamo la colonna 2 della tabella selezionata come risultato) e '0)' corrispondenza univoca e premete Invio.

Un'accortezza: se lasciate la formula come scritta e trascinate la formula verso il basso (selezionando e portando verso il basso il quadratino che si trova in basso a destra di una cella selezionata), la tabella di ricerca (area verde) non essendo 'bloccata' come riferimento si trascinerà anch'essa verso il basso.
E' necessario bloccare il riferimento inserendo dei $ prima del riferimento che si vuole bloccare, nel nostro caso entrambi: nome colonna (G,H) e della riga (3,7) trasformando G3:H7 in G$3$:$H$7 (potete aiutarvi con il tasto F4 per farlo più velocemente quando siete posizionati sulla scritta verde).

Il riferimento blu ci va bene in questo caso che si 'trascini' verso il basso, così nella cella D7 si troverà il corrispondente del codice B7!

Ovviamente la tabella può essere presente su un altro foglio e addirittura su un altro file!!

Credetemi è veramente utilissima questa formula!

Ciaoooo e alla prossimaaa!!!

Il mitico aiuto del menù a tendina nell'inserimento dati

Livello: 2

Oggi vi insegno una cosa un minimo più evoluta per non fare annoiare gli utenti un po' più esperti! :-)

Nel mio lavoro spesso mi capita di dover inserire dei dati organizzati in una tabella e con il menù a tendina è tutto più comodo.

Certo all'inizio bisogna elaborare le possibilità di scelta e ci vuole un attimo, ma poi l'inserimento sarà molto più agile.

Innanzitutto è necessario creare per ogni campo nel quale si vuole inserire un menù a tendina una colonna con in ogni riga un elemento di scelta.

Queste colonne è più comodo inserirle nello stesso foglio di lavoro dei vostri dati (anche se poi vi spiegherò un trucco per inserirli in un altro foglio).

Eccovi un esempio di come è necessario iniziare:

Ovviamente è solo un esempio perfettamente adattabile a tutti i tipi di tabelle e scelte.. scusate la poca fantasia!

Ora creiamo il menù a tendina:

1. selezionare la prima area nella quale si vuole inserire scelta multipla, nel nostro caso b5:b18
2. cliccare dal menù dati convalida dati
3. nel menù 'consenti' scegliere elenco
4. in 'origine' selezionate le tabellina a fianco con freccia rossa e evidenziate il vostro intervallo dati (nel nostro caso h4:h7) - se la scelta prevedesse solo 2 valori (campo dicotonico 0;1, presente/assente, si/no ) potete scrivere nel campo 'origine' i vostri campi separati da ; esempio si;no tenendo conto che questi campi saranno fissi
5. cliccare su ok

Se ora vi posizionerete su una cella nell'intervallo b5:b18 potrete selezionare la vostra scelta.

Sappiate che una volta inserito il menù a tendina non potrete andare ad inserire qualsiasi altro tipo di carattere all'interno delle celle impostate.

Se, infatti, tentate di scrivere per esempio 'casa' nella cella b5 vi uscirà un messaggio di errore.

se questo non vi interessa (volete anche poter inserire altri caratteri) sempre all'interno di convalida dati, nella finestra 'messaggio di errore' dovrete deflaggare il campo 'mostra messaggio di errore quando...'.

Spesso, come vi dicevo, non è molto comodo avere i dati di scelta nello stesso foglio di lavoro (immaginate se per sbaglio eliminate una riga e eliminate anche una possibile scelta) quindi i dati possono essere riportati in un altro foglio.

I problemi si hanno quando si tenta di andare a ricercare i valori possibili all'interno di convalida dati (tabellina con freccina rossa) che vi permette solo di selezionare nel foglio presente.

Io procedo così: mi metto in una cella vuota e scrivo = e in seguito vado a selezionarmi il range che mi interessa nel foglio 2 per esempio e clicco invio. Nella barra della formula mi comparirà il mio range, lo seleziono e lo copio.





Andando successivamente in convalida dati incollate in origine il vostro range.

In alternativa potrete nascondere le colonne selezionandole e con il tasto destro del mouse selezionare nascondi ma occhio a eliminare righe!! Se cancellate un valore possibile non lo troverete più!

Ultimo consiglio: per aggiungere valori, se vi siete accorti che le scelte si sono ampliate. Io vi consiglio di andare nell'ultimo valore di scelta e fare tasto destro e cliccare su inserisce-sposta le celle in basso. Si creerà così una cella vuota tra l'ultimo e il penultimo valore dove potrete inserire la scelta che vi eravate scordati ritrovandola poi nel menù a tendina. Se l'aggiungete sotto dovrete ritornare in convalida dati e modificare l'intervallo (scomodo!).

Vi consiglio se avete tanti valori di ordinarli per ordine alfabetico così li ritroverete prima nel menù a tendina!

Fate un po' di tentativi e se avete problemi.. contattatemi!

Buon divertimentooooo!!! :)

La gestione del foglio di lavoro.. i primissimi passi!

Livello: 0

(inserirò il livello per capire a che tipo di utente faccio riferimento, in questo caso livello 0 = chi non ha praticamente mai usato excel.. :) Coraggio, non abbattetevi!!! )

Il foglio di lavoro è il cosidetto foglio bianco nel quale iniziare a fare nuovi calcoli. In basso a sinistra trovate 3 fogli di default sui quali potrete lavorare.

Per rinominare un foglio basta fare doppio click sulla scritta Foglio1 (o Sheet1 se in inglese) e scrivere quello che più vi serve (per esempio il nome del mese, vedi esempio in immagine 2).

Potete inserire un numero molto elevato di fogli di lavoro in base alle vostre esigenze e alla memoria del file. Per inserire un nuovo foglio cliccate sull'iconcina di fianco al Foglio3 (con stellina arancione) oppure componete la combinazione di Maiuscolo+F11.

Per spostare un foglio basta cliccare sul nome e, mantenendo premuto, spostare verso destra o sinistra il foglio.

La cosa più utile è la duplicazione di un foglio: tenendo premuto il tasto Ctrl quando spostate il foglio compare una piccola croce. Quando rilasciate il mouse avrete creato una duplicazione identica del foglio che vi interessa. Questa operazione è molto utile se avete già lavorato tanto su un foglio e volete replicare le informazioni su un altro foglio, modificandone poi alcuni dettagli. In alternativa cliccando con il tasto destro del mouse sul foglio compare un menù, scegliere il comando 'sposta o copia'  vi si apre una schermata come in Immagine 4, selezionando 'crea una copia' il foglio verrà duplicato (potete selezionare anche dove volete avere la vostra copia del foglio).

Se avete un altro file excel aperto potete anche scegliere di copiare un foglio che avete in un altro file selezionando nel menù a tendina 'alla cartella' in file di interesse.

Per spostare più fogli basta selezionare quelli che si vogliono spostare con il tasto Ctrl e poi successivamente spostarli. Se voglio per esempio selezionare dal Foglio1 al Foglio3 posso selezionare il Foglio1, successivamente premere il tasto maiuscolo (quello sopra il Ctrl) e, tenendolo premuto, selezionare il Foglio3. In questo modo si seleziona dal primo elemento all'ultimo.

Ok vi ho abbastanza annoiato con questo post però vi prometto che affronteremo argomenti molto più divertenti e utili. So che per chi sa usare excel queste cose sembreranno banalissime ma portate pazienza e vi stupirò! :)

Buona giornata a tutti!!! :-D

ps: c'è anche la possibilità (per excel 2007 di cambiare il colore ai fogli semplicemente cliccando con il tasto destro sul foglio e scegliere il colore che desiderate! (vedi immagine sotto)
.. così quest'excel diventa un po' più.. colorato! :)

Benvenuti nel mio blog!!! :-D

Ciao a tutti!

Oggi mi è venuta una pazza idea di riaprire un blog dopo alcune esperienze di qualche anno fa.

Innanzitutto le presentazioni: sono un'appassionata di Excel, sono laureata in statistica e sono (fortunatamente) impiegata..
Per ora resterò anonima ma per ora potete considerarmi la vostra personal trainer di questo utile strumento!

Questo blog nasce dalla passione per questo programma (da qui il nome) che vorrei coltivare con i miei lettori (ce ne saranno?? ahahah :-D) per aiutarvi nei vostri problemi quotidiani.

Cercherò di partire dalle funzioni base per poi passare a quelle più articolate ma vi lascio la mia nuova mail per qualsiasi suggerimento/critica/aiuto inerente a questo blog: assistenza.excel@yahoo.it .

Se avete qualche argomento che vi affligge scrivetemi e cercherò di aiutarvi!

A prestissimo per il primo post!!! :)))